Текущая версия от 15:50, 28 октября 2026

Содержание

Время	Тема
00:00:04	Что такое ERP и чем она отличается от привычных программ
00:04:56	Интерфейс программы и раздел «НСИ и администрирование»
00:07:16	Справочник «Склады и магазины»: задача составить актуальный перечень складов
00:09:19	Создание склада: оптовый или розничный, реквизиты, контроль остатков, адреса
00:14:24	Задание по складам; справочник «Подразделения»
00:16:59	Справочник «Номенклатура»: настройки учёта и правила наименования
00:19:17	Кто заводит номенклатуру: только завод
00:20:55	Варианты навигации и поиск номенклатуры
00:23:00	Схема перемещения товара на филиалы и единый перевозчик
00:25:04	Справочник «Транспортные средства»: что заносить и кто заполняет
00:28:09	Вопросы по транспорту: перенос данных, какие машины заносить, кто отвечает
00:30:35	Справочник «Контрагенты»: партнёры и контрагенты
00:33:45	Новые клиенты: сколько их и кто отвечает за справочник
00:37:06	Перенос контрагентов из «Торговли»
00:40:21	Создание партнёра: помощник регистрации и проверка на дубли
00:45:00	Вид отношений с партнёром: клиент, поставщик, перевозчик, прочие
00:47:34	Поиск партнёра до создания и правила наименования
00:49:20	Физические лица и выгрузка документов
00:50:26	Единый справочник контрагентов и работа с несколькими филиалами
00:54:05	Карточка контрагента
00:54:41	Перенос на следующую встречу и задания

Общее описание встречи

Первая встреча по нормативно-справочной информации в 1С:ERP. Ведущая — Ирина.

Что разобрали

Что такое ERP: единая программа для производства, торговли и всех филиалов. Учёт делится на операционный и финансовый контуры. Цена ошибки высокая: чтобы исправить документ, приходится откатывать все связанные с ним операции.
Раздел «НСИ и администрирование». Настройки меняются только по согласованию, процессы во всех филиалах должны быть одинаковыми.
Справочник «Склады и магазины». Склад бывает оптовым или розничным, контроль остатков включён обязательно: с красными остатками программа не даст закрыть месяц. Один склад могут использовать несколько организаций. Адреса берутся только из справочника.
Подразделения: каждая машина — отдельное подразделение для сбора затрат.
Номенклатуру заводит только завод. Введены единые правила наименования; есть отдельные варианты навигации для бухгалтеров и для склада.
Перемещения идут через склад машины, единый перевозчик — ИП. Справочник «Транспортные средства» и водителей филиалы заполняют сами, вручную, и заносят только работающие машины. Тестовая эксплуатация — с декабря.
Контрагенты. Партнёр — управленческая единица, контрагент — юрлицо. В программе есть проверка дублей при создании и вид отношений с партнёром: клиент, поставщик, прочие. Физлица идут одной строкой «Розничный покупатель». Справочник единый для всех филиалов; разграничение по филиалам через договоры пока прорабатывается.

Задания филиалам

Составить актуальный список складов по филиалу и направить ведущей.
Подготовить актуальный справочник подразделений.
Назначить ответственного за ведение справочника контрагентов.
После получения доступа завести транспортные средства и водителей.

Следующая встреча: договоры, соглашения и цены.

Расшифровка встречи

Текст без пометки — речь ведущей (Ирина); участники обозначены как «Участник». [?] — слово или имя распознано неуверенно, [неразборчиво] — фрагмент не удалось разобрать.

00:00:04 · Что такое ERP и чем она отличается от привычных программ

Вот так будет выглядеть сама программа. Те, кто сейчас работает в [ДНС?], увидят знакомые вещи: интерфейс в целом похож.

Нужно сказать, что такое ERP. Дословно это переводится как «планирование ресурсов предприятия». Это система, которая позволит нам управлять ресурсами всего предприятия. Основная задача программы — интегрировать все бизнес-процессы разных сфер деятельности предприятия в единую систему. В нашем случае это и производство, и торговля, и продажи, и все филиалы, и другие организации, которые работают с нами в связке: все они будут заведены в эту программу. Мы все будем работать в одной плоскости.

В результате у нас будет единая программа для управления. Одновременно она будет служить для принятия управленческих решений, для бухгалтерского и налогового учёта.

Меня часто спрашивают, давно ли существует ERP. В целом она используется с 2014 года и до сих пор постоянно совершенствуется и меняется. Поэтому обучаться нам придётся достаточно часто, наверное, постоянно: возможности программы очень большие. Если появятся новые операции, которые мы до 1 января не рассматривали, мы точно так же будем их изучать, настраивать и смотреть, что придумали программисты в 1С:ERP и как это реализовано.

Основное отличие, наверное, больше касается бухгалтеров: 1С:ERP, как и «Торговля», — программа в первую очередь не для бухгалтерии. Здесь есть несколько контуров учёта. Первый — операционный учёт, то есть проведение самих операций исполнителями. И только спустя какое-то время проходит финансовый расчёт этих проведённых операций. Поэтому бухгалтерские проводки, которые мы привыкли смотреть, здесь появятся спустя какое-то время, и эти вопросы нам тоже нужно будет настраивать и контролировать.

Чтобы быть уверенными, что все проводки сформируются правильно — только на основании документов, которые сотрудники провели на своих рабочих местах, — нужно изначально правильно настроить и саму программу по разделам, и справочники.

Ещё одна особенность отличается от того, к чему мы привыкли: любая проведённая операция сразу попадает во все операционные отчёты. Можно сразу увидеть дебиторскую и кредиторскую задолженность, остатки в количестве на складах. Практически сразу можно формировать управленческие отчёты, а не спустя время, когда ещё можно что-то поправить. Монитор руководителя тоже работает практически в режиме онлайн. Поэтому здесь возрастает цена ошибки.

Так как мы все работаем в одной плоскости, в одной связке, исправлять ошибки тоже достаточно проблематично: на основании одной проведённой операции формируются все остальные документы — впоследствии я покажу, как это происходит. Чтобы исправить первоначальную ошибку, нужно сначала откатить назад всё, что было связано с движением этого документа. Это достаточно сложно, особенно спустя какое-то время. Поэтому нам нужно научиться работать без ошибок и изначально прорабатывать каждую операцию с учётом всех возможных вариантов исполнения.

00:04:56 · Интерфейс программы и раздел «НСИ и администрирование»

Слева мы видим все подсистемы. У меня доступ администратора, поэтому видны все разделы. У каждого из вас будут свои роли, и всё это вам не понадобится, но интерфейс будет выглядеть так же: слева будут расположены разделы, с которыми вы будете работать. В каждой подсистеме собраны документы и отчёты, с которыми нужно работать исполнителю.

Сегодня мы начнём со справочников. Они находятся в разделе «НСИ и администрирование». Здесь очень много настроек: настройки НСИ и разделов, от которых зависит, что изначально будет входить в сами справочники. Для примера покажу параметры работы со складами: что у нас включается, какие виды складов мы используем. Например, если мы решили использовать доставку, здесь точно так же в настройках ставятся галочки — какие именно разделы нам пригодятся. Исходя из этих настроек и строится дальнейшая работа.

Скорее всего, доступ к этим настройкам будет только у кого-то одного. Обсуждать их мы будем все вместе, а менять или добавлять что-то — только по согласованию. Почему? Раз мы работаем в единой программе, все процессы должны быть стандартизированы: мы все должны работать одинаково. Поэтому нужно обсудить, чего мы хотим, посмотреть, как это повлияет на другие филиалы и подобные операции, не помешает ли и не пойдёт ли вразрез с тем, что мы уже приняли и настроили, — и только потом принимать решение о дополнительных настройках.

00:07:16 · Справочник «Склады и магазины»: задача составить актуальный перечень складов

Начнём со складов. Я посмотрела: у всех вас в филиалах множество разных складов, и этот справочник нам нужно отработать. В программе он называется «Склады и магазины».

Кое-что мы здесь уже начали настраивать. Завод уже работает в этой программе: производство отрабатывает в ней все свои производственные процессы, и склад завода тоже. Поэтому какие-то необходимые склады мы уже завели, но в основном это то, что касается транспорта. Транспорт мы отрабатывали, и мы просили вас составить таблички, что у вас есть на сегодня.

Но этого недостаточно: у вас есть и другие склады, которые вы используете. Я посмотрела, как это выглядит в «Торговле». Так как программа используется уже давно, там много складов, по которым непонятно, актуальны они или нет. Поэтому наша задача сейчас такая: я покажу, как заполняется этот справочник, а нам нужно составить актуальный перечень складов в разрезе филиалов. Каждый филиал смотрит у себя, что нужно на сегодняшний день, и мы вместе продумаем иерархию — как будем всё это выстраивать. И, конечно, когда у вас появится доступ к программе, нужно будет проверить, используется ли на сегодняшний день то, что мы занесли сюда по транспорту.

00:09:19 · Создание склада: оптовый или розничный, реквизиты, контроль остатков, адреса

Что мы учитываем при создании склада? Во-первых, сразу появится запрос, оптовый это склад или розничный. С этим вы, наверное, тоже знакомы. Если мы выберем оптовый склад, розничные обороты по нему показывать не сможем. Розничный склад нужен там, куда нужно подтягивать чеки ККМ и тому подобное. При этом статус «розничный» позволяет использовать склад и как оптовый: он может работать в обоих качествах.

Например, мы создаём склад и пишем его наименование. Так как я стояла на группе «Склады Казань», группа «Казань» сразу подтянулась. Здесь можно выбрать вид цены [?], если он используется только на этом складе. У нас будут такие склады, о них мы поговорим отдельно. Ещё нужно указать ответственного, если он есть, например заведующего складской территорией.

Главное, что мы здесь отражаем, — галочка контроля остатков и управления запасами. Мы уже поняли, что работаем в одной связке, значит, контроль остатков у нас будет включён обязательно. Речь идёт о красных остатках: проводить документы «в красное» мы теперь не сможем. Если же настройка позволит в операционном учёте проводить документы в минус, то, как только дойдёт до финансового расчёта, программа не даст оценить, рассчитать или выписать финансовый документ с красными остатками.

Сейчас я вижу много красных остатков на складах — не знаю, может быть, у вас ситуация лучше, но они есть. Даже если в течение месяца такие остатки где-то проскочат, при закрытии периода программа закрыть месяц не даст. А если месяц не закрыт, мы не получим никаких данных ни для управленческого, ни для бухгалтерского учёта. Так что красные остатки всё равно придётся чистить. Поэтому мы изначально везде ставим контроль остатков и учимся сразу работать так, чтобы все документы поступления и перемещения проводились вовремя, в хронологической последовательности.

Ещё обратите внимание: организация в карточке склада нигде не указывается. У нас в базе будет несколько организаций, и один склад могут использовать разные юридические лица. Потом по нему мы будем видеть и отчёт по перемещениям между организациями. Здесь тоже важно контролировать остатки, чтобы красных остатков не было.

В общем, пока всё достаточно просто. Настройки способов [обеспечения?] будут касаться не всех складов, и если понадобится, мы отработаем их отдельно. А так достаточно занести склад, указать адрес, поставить галочку «Контролировать свободные остатки» и, если есть ответственный, указать его.

Про адреса скажу сразу для всей программы: мы будем заносить много адресов — контрагентов, покупателей, клиентов. Важное условие: с адресами мы работаем исключительно по справочнику. Открывается справочник, и мы выбираем адрес из него, а не заполняем вручную, даже если знаем его. Потом эти адреса попадают в документы, которые мы будем выписывать, особенно в реализацию, — и туда должны попадать именно адреса, занесённые с помощью справочника.

00:14:24 · Задание по складам; справочник «Подразделения»

Ведущая: По заполнению справочника «Склады и магазины» есть вопросы?

Участник: Пока вопросов нет, всё ясно.

Ведущая: Значит, записываем себе задание: посмотреть и проанализировать свои справочники — в «Торговле» «Склады и магазины» выглядят так же — и составить список актуальных складов, то есть точек, которые нужно будет занести сюда по филиалу. Направьте его мне, наверное, на почту. Можно сделать это и совместно, индивидуально, чтобы не загружать всех: я покажу, как это делать, обсудим процесс. Как только будете готовы, сразу пишите или звоните мне.

Ещё момент по подразделениям. Я показывала, как мы заводили транспортное средство. По транспорту принято решение: для каждой машины создаётся отдельное подразделение. Машина — это не только склад, но и подразделение, куда собираются затраты, связанные с этой машиной. Поэтому подразделение привязывается непосредственно к номеру машины. Здесь я вижу, что стоит не то подразделение: так как у вас не заведены дополнительные подразделения по филиалам, стоит основное. Это нам тоже нужно доработать.

Поэтому смотрите у себя справочник «Склады» и сразу одновременно справочник «Подразделения». У меня пока, например, по Нижнему здесь пусто, подразделений нет. Это тоже нужно обсудить. По доставке в Йошкар-Оле мы машину занесли, потому что уже это используем. Если будут дополнительные точки, которые вы используете как подразделения — собираете по ним затраты или для других нужд, — это мы тоже должны обсудить. Итак, в дополнение к справочнику складов с вас ещё актуальный справочник подразделений в структуре вашего филиала.

00:16:59 · Справочник «Номенклатура»: настройки учёта и правила наименования

Так, задание понятно? Тогда переходим к справочнику «Номенклатура». Это, наверное, один из самых сложных справочников в плане настроек. До какой детализации вести учёт номенклатуры, мы решили заранее и отразили это в настройках — вот здесь, в разделе «Номенклатура»: какие разрезы учёта используются. От характеристик номенклатуры мы отказались, но решили, что будем учитывать многооборотную тару и упаковки. Справочник единиц измерения мы тоже заполнили и решили, что единицы измерения будут отдельно для отчётов и для хранения. Основные настройки мы поставили.

Сейчас наша задача — при заполнении самого справочника номенклатуры, создавая позиции, заполнять те разделы, которые мы предусмотрели.

Во-первых, мы приняли правила заполнения наименования; по мере заполнения для разных позиций принимали разные правила. В основной продукции мы немного поменяли названия и привели всё в единую систему. Наш склад — это, естественно, делалось совместно со складскими работниками — сказал, что так удобно, понятно и прозрачно. Не знаю, как будет у вас, может быть, придётся немного привыкнуть: впереди мы поставили размеры, литры, чтобы было единообразие, и названия тоже привели к общей картине. По остальным позициям решили оставить, как было в «Торговле», — перенесли как есть.

00:19:17 · Кто заводит номенклатуру: только завод

Ведущая: Хочу сразу спросить: есть ли у вас товары, которые вы закупаете сами, минуя склад завода?

Участник: Ирина, таких товаров тоже нет. Мы вообще номенклатуру не заводим: её заводит только завод. Мы не имеем права вносить изменения в номенклатуру, у нас нет доступа.

Ведущая: Хорошо.

Участник: И в связи с этим вопрос: мы всё-таки должны будем что-то делать? Или это останется на стороне завода, и мы увидим просто готовый справочник номенклатуры? Мы бы хотели, чтобы было именно так — готовый справочник.

Ведущая: Может быть, у меня была неверная информация, что что-то заводят сами филиалы.

Участник: Нет, такого нет. Всё идёт централизованно, исключительно через завод.

Ведущая: Значит, эта система и останется?

Участник: Да.

Ведущая: Тогда так и принимаем: пока работаем через нас. Если у вас есть какие-то особенности, я как раз хотела попросить предоставить перечень наименований, которые вы закупаете самостоятельно или по согласованию, минуя завод. Речь ведь идёт обо всём, например о расходных материалах. Ничего такого у вас нет? Закупкой вы вообще не занимаетесь, с поставщиками не работаете, правильно я понимаю?

Участник: В любом случае у нас всё заводится через завод. Мы сами ничего не заводим и никаких изменений не вносим.

Ведущая: Отлично.

00:20:55 · Варианты навигации и поиск номенклатуры

Теперь об удобстве использования. В этой программе можно менять вариант навигации. Один вариант мы сделали, наверное, больше для бухгалтеров — для тех, кто понимает вот эти цифры: это счета. Мы расписали, что конкретно будет учитываться на каждом субсчёте, чтобы был порядок, и в соответствии с этим заполняли. Для складских работников, для тех, кто занимается отгрузкой, мы настроили другой вариант: переключаем колёсиком вариант навигации — и он сделан в более-менее привычном вам виде. Для поиска здесь всё так же, как у вас, может быть, не один в один: здесь ещё отдельно выделили кулеры, тоже их немного сгруппировали.

То есть в любом случае вы будете работать только со справочником, который мы уже занесли, правильно я поняла? Здесь вам просто нужно будет освоиться и посмотреть, насколько это удобно. Ваша задача как пользователей — переключить вариант навигации на простой и использовать его для подбора.

Названия тоже могут немного отличаться от привычных, потому что мы проводим работу по наименованиям — как правильно их заносить. Мы решили, что вначале идёт существительное, потом марка, какие-то характеристики и цвет — например, по кулерам принимали такое решение. Но думаю, вы быстро адаптируетесь, и с поиском проблем не должно быть.

00:23:00 · Схема перемещения товара на филиалы и единый перевозчик

На номенклатуре долго останавливаться не буду, пойдём сразу к тому, что вам предстоит сделать самостоятельно.

Смотрите, какая у нас система. Мы договорились, что работаем документом перемещения так же, как сейчас в «Торговле». Склад перемещает товар на склад машины, которая везёт его на филиал. Филиал приходует его в программе со склада машины тоже перемещением. А дальше, как я понимаю, филиал перегружает, отписывает товар в другие свои машины. Правильно?

Участник: Да, всё верно.

Ведущая: То есть у вас точно так же возникает необходимость учёта транспортных средств и водителей. На сегодняшний день принято решение, что у нас единый перевозчик — ИП Марушко [?] Анна Евгеньевна, от имени которой будут осуществляться все перевозки. Во всех транспортных накладных перевозчиком должно фигурировать это ИП. Все машины, которые принадлежали «Здоровой жизни», так или иначе сданы в аренду водителям-ИП. Они тоже должны быть занесены как контрагенты: с ними будут взаимные расчёты, которые тоже пройдут в этой программе, и всё это должно стыковаться между собой.

Чтобы организовать весь этот учёт, мы, как я уже сказала, подключили раздел «Доставка». Чтобы он хорошо работал, здесь тоже нужно заполнить справочники.

00:25:04 · Справочник «Транспортные средства»: что заносить и кто заполняет

Во-первых, справочник «Транспортные средства» — в каждом филиале. Для чего мы его заполняем? Во-первых, эти данные попадают в транспортную накладную, а когда мы подключим электронную транспортную накладную — в выгрузку ЭТрН. Но мы сразу начинаем делать так, как положено, и заполняем полностью.

Этот справочник никак не привязан к бухгалтерскому учёту. Это не справочник основных средств и не подразделение. Он нужен исключительно для того, чтобы мы могли отражать доставку, транспортировку. Поэтому этим справочником мы должны заниматься на местах. Я не знаю, как у вас поделён функционал.

Что здесь заносится? Номер транспортного средства, марка — опять же, это требования транспортной накладной. Грузоподъёмность, вместимость, если есть прицеп — номер прицепа. Это основные данные. Ещё тип: грузовой тягач, с прицепом, грузовой фургон или что-то ещё, что у вас есть, — эти данные мы тоже заносим.

Этот справочник будете заполнять уже вы. Вы работаете со своими водителями — не перевозчиками, а исполнителями перевозки, так скажем, — и по ходу дела что-то меняется: появляется новое транспортное средство или, например, поменялся водитель. Поэтому мы решили доверить этот блок непосредственно вам. На сегодняшний день вам нужно будет завести то, что у вас есть: свои транспортные средства, а кроме них ещё справочник физических лиц — водителей.

Начнём с транспортных средств. Думаю, здесь трудностей не должно возникнуть. Как только у вас появится доступ к программе, ваша задача — занести транспортные средства, которые реально используются. Заходите в раздел «Склад и доставка», откроется окно с разными подразделами. Выбираем «Управление доставкой», открываем «Транспортные средства» и начинаем заполнять применительно к своим транспортным средствам. Понятно?

00:28:09 · Вопросы по транспорту: перенос данных, какие машины заносить, кто отвечает

Ведущая: Здесь есть вопросы?

Участник: Ирина, подскажите, пожалуйста, из 1С это никак не будет переноситься? То есть мы должны всё забить вручную?

Ведущая: Да, на этом этапе это нужно будет забить вручную. Наша задача сейчас — провести такую параллельную инвентаризацию всего и вся, чтобы не тащить никаких ошибок из «Торговли» и старых хвостов. Мы решили, что занесём всё заново. Тем более у нас есть время, нет такой спешки, что прямо сейчас срочно нужно проделать большой объём работы. Спокойно заносим по две-три машины в день. Можно даже заносить по ходу, когда мы начнём пробовать заносить документы, — вам это как раз пригодится.

Не знаю, насколько у вас много машин, поэтому распределите сами по трудозатратам и времени, как лучше. Но вы же видите, что информации здесь не так много. Самое главное, чтобы она была актуальная и правильная, чтобы всё совпадало с тем, что есть на самом деле.

Участник: Машины, которые у нас уже не работают, не заносим?

Ведущая: Нет, конечно. Только те, которые работают, — точно, на 100%. С декабря мы начнём тестовую эксплуатацию программы и будем заполнять документы в режиме реального времени. Поэтому нужно то, что у вас точно будет работать в декабре, — условно говоря, какие будут транспортные средства. А дальше, с января, если будут появляться новые, вы уже будете уметь заносить новые транспортные средства и работать с ними.

Не знаю, где это удобнее делать: может быть, кладовщику, который непосредственно контактирует с водителями, или логисту, который ищет нового водителя или новое транспортное средство. Это вы на месте определитесь: кому можно это доверить, кому удобнее, кто быстрее об этом узнаёт, через кого проходит достоверная информация.

00:30:35 · Справочник «Контрагенты»: партнёры и контрагенты

Ведущая: Это мы проговорили. Справочник «Контрагенты» вы тоже не заполняете, я правильно поняла? Новых клиентов заносят только на заводе?

Участник: [неразборчиво]

Ведущая: Клиентов сами заносите? Хорошо. Тогда давайте сегодня поговорим о нюансах заполнения справочника «Контрагенты» — а их очень много.

Во-первых, когда дело касается справочников, мы всегда заходим в раздел «НСИ и администрирование». Контрагент здесь непростой: справочников два. Сначала создаётся партнёр и только потом контрагент. Для чего это сделано? Мы решили пользоваться этой возможностью программы. Справочник партнёров — управленческий. Партнёр — это не юридическое лицо: у него нет ИНН, нет никакой юридической сущности.

Бывает, что партнёр равен контрагенту: один партнёр — один контрагент. А бывает, что партнёр один, а у него в подчинении несколько юрлиц. Например, мы говорим «Мираж» и так и называем — «Мираж», а на самом деле под этим «Миражом» есть какие-то ИП, есть организация «Мираж-2». То есть контрагентов — юридических лиц — несколько, а партнёр один. Для чего это нужно? Работая с одним партнёром, мы можем сформировать по нему ведомость расчётов: сколько мы вообще должны этому партнёру по всем его юридическим лицам.

Может быть и обратная ситуация, например в торговых сетях: юридическое лицо одно, а партнёров несколько — магазины или торговые точки, которые мы заносим через партнёров. В общем, это инструмент, который позволяет вести расчёты в сегодняшних непростых условиях: вариантов много, юридических лиц много, выстраиваются холдинги, с которыми мы работаем, и нам важно знать ситуацию в целом по холдингу. Поэтому мы решили пользоваться справочником «Партнёры».

00:33:45 · Новые клиенты: сколько их и кто отвечает за справочник

Ведущая: Сейчас покажу, как создаётся и заполняется новый партнёр. Но хочу сразу сказать: чтобы не засорять справочник, нам точно так же нужно определить у вас лиц, которые будут иметь к нему доступ. Вообще, как часто у вас появляются новые клиенты, новые партнёры? Сколько в день, например?

Участник: Постоянно.

Ведущая: Ну сколько в день?

Участник: Бывает 10, бывает 20. На доставке огромное количество — это и физические лица, и все эти магазины. Клиентов в месяц — тысячи.

Ведущая: Тысячи новых?

Участник: Да.

Ведущая: Физических или юридических лиц?

Участник: Разных.

Ведущая: Значит, так как этот справочник очень важный и на него очень многое завязано в дальнейшем, в каждом филиале нужно выбрать ответственных за заполнение справочника, за ввод новых контрагентов. Мы ещё раз отдельно пройдёмся по нему вместе: я написала инструкцию, пройдёмся по ней.

Участник: Его заполняют все работающие менеджеры. Это стандартная операция при приёме нового клиента: абсолютно все менеджеры на приёме заказов заводят новых клиентов.

Ведущая: Тем не менее я ещё раз попрошу выбрать в филиале ответственное лицо за ведение этого справочника — не знаю, старшего менеджера или кого-то ещё. На этом справочнике у нас многое завязано. Если сменился персонал, пришёл новый менеджер, кто-то не понял, как это делать, или сделал ошибку, ответственный за ведение справочника сможет проконтролировать, подсказать, обучить. Понятно, что обучать мы будем всех работающих менеджеров, но должен быть кто-то один ответственный.

Потому что история, которая сейчас творится в «Торговле», — дублирование, когда контрагент должен быть один, а его там три-четыре, — нам не годится. Здесь это нужно исключить. Тем более реализация с доставки: помните, я в самом начале сказала, что до машины, которая поехала к клиенту, мы всё проводим в ERP, а оттуда будем выгружать данные сюда [?]. Обязательно нужно будет взаимоувязать показатели, чтобы всё вставало чётко и ежедневно были все остатки и показатели по реализации. Поэтому справочник контрагентов нужно очень жёстко контролировать. Сейчас я в общем покажу, как мы с ним будем работать, — вы поймёте, почему здесь важны какие-то вещи, и, может быть, кто-то сам вызовется быть ответственным за его заполнение.

00:37:06 · Перенос контрагентов из «Торговли»

Участник: Мы всех наших контрагентов будем вручную переносить?

Ведущая: Каких? Вы имеете в виду клиентов?

Участник: 20 тысяч — наша АКБ.

Ведущая: Насколько я знаю, сейчас Анна Евгеньевна [?] сама взяла под контроль вопрос чистки базы в «Торговле». Базу приводят в порядок и пытаются объединить дубли и исправить старые ошибки. Сейчас у персонала уже есть понимание, всё чётко заносится по правилам, дублей нет, так скажем?

Участник: Нет, конечно.

Ведущая: Думаю, мы всё-таки решили, что будем взаимоувязывать данные с «Торговлей», а не сначала заносить здесь вручную, а потом увязывать. Как это всё будет строиться — честно говоря, можно прямо сказать: эту нашу будущую систему мы выстраиваем сами, по ходу.

Участник: Не хочется заносить 20 тысяч клиентов. Ладно ещё физлицо: фамилия, имя, адрес, подъезд, телефон.

Ведущая: Нет-нет, эти клиенты сюда не попадут. Физических лиц здесь не будет: они пойдут одной строкой — «физическое лицо».

Участник: А юридические лица как раз сложнее. Там у каждого расчётный счёт, корсчёт, БИК банка, юридический адрес, фактический адрес — их может быть много. Заносить всё это заново — это, по-моему, только плодить ошибки.

Ведущая: Честно говоря, у меня пока нет до конца ответа, как это всё будет выглядеть. Сейчас наша задача — научиться и понимать, как это устроено в программе. В дальнейшем мы придумаем, что будем выгружать сюда, и всё равно нужно будет проверить, как это встало и насколько правильно заполнилось. То, что выгружалось сейчас, — мы пробовали — получилась полная ерунда: это не работает и никуда не годится, мы там всё поудаляли, потому что нарушаются все наши правила. Тогда мы не сможем ежедневно получать результаты, а задача стоит именно так: ежедневно закрывать все операции, которые возможно, и видеть результат.

Как будем выстраивать дальше, решим по ходу дела. Но сейчас наша задача — научиться и понимать, как это работает здесь, в ERP. Может быть, потом мы настроим всё так, чтобы в «Торговле» заносить по-другому: поймём, что нужно, чтобы в ERP всё вставало правильно, и тогда поменяем в «Торговле» подход к занесению данных. Мы это с вами отработаем, обязательно до этого дойдём — у нас на это весь декабрь.

00:40:21 · Создание партнёра: помощник регистрации и проверка на дубли

Итак, мы поняли: здесь у нас есть партнёр, а здесь контрагент. Контрагент — юридическое лицо, партнёр — [управленческое?] наименование этого контрагента.

Что происходит при создании нового партнёра? Здесь есть помощник регистрации. Вам видно? Наверное, жёлтенькое не видно: стрелочка «Далее» внизу, я показываю в правой части экрана. Не видно?

Участник: Видно.

Ведущая: Да, то есть у вас есть помощник регистрации партнёра, и по нему можно двигаться. Здесь всё просто: выбираем «Компания». Если на основании этого партнёра будет создан контрагент, ставим соответствующую галочку — здесь прямо пишется, что будет создан контрагент. Выбираем, юрлицо это, индивидуальный предприниматель или нерезидент. Дальше вводим ИНН, нажимаем на кнопку, и всё заполняется из регистров: подтягиваются данные, автоматически заполняются публичное наименование, телефон — всё встаёт.

Давайте я лучше покажу на готовом примере. Вот здесь «Ритейл» занесён неправильно… Нет, так не надо, покажу на ком-нибудь другом.

Я как раз говорю о дублировании. Допустим, создаём юридическое лицо: заполнились основные характеристики, которые уже подгружены из общего доступа. Дальше стрелочкой «Далее» можем двигаться. Видите, программа выдаёт ошибку: необходимо указать хотя бы одно значение контактной информации или хотя бы одно контактное лицо. То есть нужно указать либо e-mail организации, либо телефон, иначе дальше программа двигаться не даст. Заносим e-mail, телефон — и тогда можно идти дальше. Так как стоит галочка «Данные контактного лица», формируется справочник контактных лиц партнёра. Я сейчас её уберу, не будем формировать.

И вот, видите, программа сразу выдаёт: найдены партнёры с совпадающими данными, примите решение о дальнейших действиях. Она выделяет, что совпадает — название, телефоны, — а что не совпадает, и мы решаем, что с этим делать. Четыре совпадения: по «Умному ритейлу» [?], по «Водоканалу» такой же номер телефона — видимо, у всех остальных тоже введены просто временные телефоны.

Дальше можно решить: не регистрировать нового партнёра, а использовать найденного. Можно продолжить регистрацию партнёра и подчинить его найденному, если одно к другому имеет отношение. И можно продолжить регистрацию нового партнёра, но тогда контрагент создан не будет, потому что контрагент с таким ИНН и КПП уже есть. Здесь даже видно, кто и когда это сделал. То есть контроль здесь присутствует: программа подсказывает, что такой контрагент уже есть и сделать это вы не можете.

00:45:00 · Вид отношений с партнёром: клиент, поставщик, перевозчик, прочие

Самый важный момент программа здесь не показала: в партнёрах она попросит указать, кем является этот партнёр, какие у нас с ним отношения. От этого зависит очень многое: клиент он, поставщик, перевозчик или у нас с ним какие-то прочие отношения. Эти данные принципиально важны — от них зависит дальнейший доступ к документам. Если мы указали, что он только клиент, мы можем выписывать всё, что касается реализации. Но если понадобится, например, сделать уступку права требования по его долгу, это уже относится к прочим отношениям, а не к клиентским, и без этой галочки сформировать такие документы мы не сможем.

Точно так же один партнёр может быть с одной стороны клиентом, а с другой — поставщиком, то есть одновременно что-то нам поставлять. Тогда обязательно должна стоять галочка «Поставщик». Один партнёр может быть и клиентом, и поставщиком, и иметь прочие отношения.

На этот момент очень важно обращать внимание тому, кто заводит партнёров. Чаще всего партнёра заводит, как вы говорите, просто менеджер, который занимается реализацией. Он работает только с клиентами, поэтому по умолчанию будет заводить партнёра только как клиента. Он не знает, поставщик это или нет, есть ли с ним ещё какие-то отношения. Поэтому я и говорю: нужна либо подсказка менеджерам, либо ответственное лицо. Это должен быть человек такого уровня, который понимает, какой характер отношений может быть у нас с этим партнёром.

Участник: Уверяю, даже руководители не понимают, кто из партнёров у нас клиенты. Например, заказы идут через завод: заказывают какой-то товар у поставщика. А этот поставщик в Казани, Чебоксарах, Нижнем может быть нашим клиентом, которому мы возим воду. Даже руководители, даже директора филиалов могут об этом не знать. Это знает только бухгалтерия в Йошкар-Оле.

Ведущая: Вот даже так, да?

00:47:34 · Поиск партнёра до создания и правила наименования

Участник: Да. А есть проверка до создания? Чтобы не на этапе, когда мы уже ввели данные, видеть, что такой контрагент не должен быть создан, а сначала поискать и потом уже принимать решение, создавать новый или нет.

Ведущая: Да, конечно. В справочнике партнёров мы, конечно, можем осуществлять поиск и подбирать. Но посмотрите, какие в основном были ошибки. Они были связаны с названием: вводили его неправильно, по-разному. Сейчас мы приняли решение, и в справочнике ко всему одинаковый подход. Это облегчает поиск: никаких лишних кавычек, никаких «ООО» в начале — есть правила заполнения. У нас принято писать без знаков препинания: просто пишем название, а статус — ООО, АО, ИП или другой — идёт припиской в конце.

Участник: А можно искать не только по названию, но и, например, по ИНН?

Ведущая: По ИНН мы будем искать в справочнике «Контрагенты». Помните, я говорила: партнёры — это партнёры, контрагенты — это контрагенты. Сначала это, наверное, будет вызывать затруднения в понимании, но потом, когда будем постоянно этим пользоваться, мы научимся работать с обоими справочниками — и с партнёрами, и с контрагентами.

00:49:20 · Физические лица и выгрузка документов

Участник: А если это физлицо, как мы должны искать его в партнёрах?

Ведущая: Видимо, их там не будет. Мы решили, что клиенты — физические лица, которым мы реализуем, сюда выгружаться не будут: физлица из программы пойдут, допустим, на одного розничного покупателя. Все наши клиенты, которые уходят как физики в розницу, всегда загружаются общей позицией — по сути, на одного клиента-партнёра. Аналитики по ним здесь не будет.

С юридическими лицами иначе. На сегодняшний день мы видим решение такое, что выгрузка [ЭДО?] будет проходить отсюда, из ERP. Поэтому нам важно, чтобы сюда правильно подгрузилось из «Торговли» то, что нужно, и отсюда пошла отправка. И здесь, конечно, важно, чтобы все контрагенты встали и были правильно заполнены.

00:50:26 · Единый справочник контрагентов и работа с несколькими филиалами

Опять же, у нас будет единый справочник контрагентов. Так же, как справочник номенклатуры один, один и справочник контрагентов. Всех, с кем вы работаете, мы здесь будем видеть.

Участник: Подскажите тогда: если справочник единый между городами — допустим, у [Туэльвира?] в Казани есть этот контрагент, а у них филиал в Чебоксарах, — какие будут действия?

Ведущая: Мы сейчас как раз обсуждаем этот вариант. Справочник единый, но если он будет разрастаться, он станет очень большим. А вам, возможно, и не нужно видеть тех партнёров или контрагентов, с которыми вы не работаете: Нижнему нужны свои, Чебоксарам свои, Казани свои — чтобы справочник не засорялся огромным количеством записей. Поэтому сейчас рассматриваем вариант использовать одного общего партнёра и одного контрагента, который работает с разными филиалами по разным договорам. Вы ведь по разным договорам работаете?

Участник: Да. Например, рядом с Чебоксарами — Новочебоксарск, это тоже наш филиал. У нас куча клиентов, у которых точки есть и в Чебоксарах, и в Новочебоксарске, и на данный момент мы заводим двух клиентов в двух разных базах. Как нам действовать в этом случае?

Ведущая: Я и говорю: мы рассматриваем вариант, когда принадлежность к филиалу определяется договором. Если договор заключён, например, с Новочебоксарском, то по этому принципу контрагент и будет у вас — ещё один партнёр плодиться не будет. Будет один контрагент, одно юридическое лицо, но договоры разные. В рамках договора, который мы определили как новочебоксарский, он будет высвечиваться везде в ваших отчётах, в ваших оборотах. А мы здесь будем видеть всю картину по этому партнёру в целом. А сверки вы с ними как делаете? Только по своей части?

Участник: Партнёр-то у нас один, а по Новочебоксарску у нас другая сверка [?].

Ведущая: Партнёр у нас будет один, он здесь в списке. И контрагент у вас будет один. Но, как я говорю, мы рассматриваем вариант, при котором в акте сверки будет выходить только ваш договор. Когда вы, например, в Чебоксарах делаете сверку по этому контрагенту, в интерфейсе вы увидите этого же партнёра и этого же контрагента, но договор у вас будет только чебоксарский. По нему вы и сможете контролировать свои обороты и расчёты. Но это пока наши рассуждения: мы это ещё не реализовали, как раз сейчас над этим работаем и посмотрим, как система будет работать.

00:54:05 · Карточка контрагента

Если дальше перейти к контрагенту: мы создали партнёра и, помните, поставили галочку, что одновременно создаётся контрагент. В контрагенте мы тоже смотрим данные: всё заполнилось автоматически, в том числе адреса; если нужно, дополняем. Но основной вопрос, который у нас встаёт, — это всё-таки договор.

00:54:41 · Перенос на следующую встречу и задания

Ведущая: Не знаю, у нас с 11 часов уже час прошёл. Как у вас по времени, вы, наверное, спланировали? Может быть, к договору и ко всем этим нюансам перейдём завтра? Или могу продолжить сейчас?

Участник: Нет, мы бы лучше на завтра перенесли.

Ведущая: Да, хорошо, так и договоримся. Сегодня мы проговорили: с вас актуальные списки — ещё раз напоминаю — по складам и по подразделениям. Завтра продолжаем рассматривать, как заполняется справочник «Контрагенты» в разных вариантах, может быть, успеем посмотреть партнёров. Если Марат [?] сегодня сделает, я хотела для примера показать, как мы работаем, например, с «Магнитом» — как выстроить этот справочник. Дальше завтра рассмотрим договоры, соглашения и цены. На сегодня у меня всё, спасибо большое.